Hai Student! 

Di kelas kemarin kita sudah bahas teknis menulis proposal social sponsorship, nah,  ternyata mengetahui teknis penulisan aja nggak cukup. Kamu juga perlu paham,  apa yang boleh dan nggak boleh dilakukan dalam menjalin kerja sama dengan sponsor. Makanya yuk, simak kembali Do's and Don’ts Sponsorship dari kelas ABWA ke delapan bareng Kak Tian kemarin! Kira-kira apa aja, ya?

The Do’s:

1.    Gunakan judul email yang jelas dan mencantumkan tujuan 

Jangan mengosongkan judul atau menulis judul dengan tema yang terlalu luas. Judul adalah hal pertama yang dilihat ketika seorang sponsor menerima email, dan dapat menentukan apakah email tersebut akan dibuka atau tidak. Jadi usahakan buat judul yang jelas dan objektif.

2.    Perkenalkan diri dan sampaikan maksud dan tujuan di badan email

Hal ini wajib dilakukan. Jelaskan siapa dirimu, organisasi sosialmu, objektif email, dan apa yang dapat dibantu oleh sponsor secara singkat dalam badan email, yang kemudian akan dijelaskan dengan rinci dalam proposal. 

3.    Sesuaikan tata bahasa yang digunakan dengan calon sponsor

Jangan lupa melakukan riset sebelum memulai komunikasi dengan calon sponsor tentang gaya komunikasi sponsor tersebut. Soalnya nggak semua sponsor memiliki preferensi menggunakan Bahasa Indonesia baku atau santai Ada juga sponsor yang justru memilih menggunakan Bahasa Inggris.

4.    Pastikan ada dokumentasi tertulis tentang hak dan kewajiban sponsor dan fundraiser ketika sudah mencapai persetujuan

Kamu perlu tahu, kalau hubungan Sponsor dengan Fundraiser merupakan kolaborasi yang memiliki hak dan kewajiban tertentu, sehingga sudah seharusnya semua tertuang dalam dokumentasi tertulis. Format yang paling ideal adalah Perjanjian Kerja Sama (PKS) di atas materai dan ditandatangani kedua belah pihak. 

5.    Gunakan pilihan kata bahasa yang simpel dan dipahami secara umum

Mengingat tujuan utama dari komunikasi dengan sponsor adalah agar mereka memahami, peduli, dan akhirnya mendukung proyek fundraiser, maka pastikan bahasa yang digunakan adalah bahasa yang mudah dipahami.

The Don’ts:

1.    Menghubungi calon sponsor di luar jam kerja

Walaupun kita belum tentu tahu jam kerja tiap calon sponsor, kita dapat berpatokan pada Senin-Jumat pukul 09.00-17.00. Pastikan hanya menghubungi sponsor dalam rentang waktu tersebut.  Jangan hubungi di luar waktu kerja, karena kemungkinan mereka merasa terganggu dan berdampak pada proyek yang diajukan. 

2.    Tetap memaksa atau menghubungi calon sponsor ketika mereka sudah menolak

Hormati keputusan sponsor dan tetap ucapkan terima kasih kepada mereka walau belum dapat berkolaborasi. Karena menjaga hubungan baik dapat membuka kesempatan untuk mendapatkan sponsorship di masa depan.

3.    Tenggat waktu yang mepet dan memaksa calon sponsor untuk menjawab segera

Pastikan dalam perencanaan sudah menyiapkan waktu setidaknya dua bulan untuk mencari sponsor. Sponsor punya banyak pertimbangan yang  kita nggak tahu, kalau waktu yang kita berikan mepet dan mendesak. Bisa jadi malah proposal ditolak karena mereka belum sempat mempertimbangkan keputusan dengan matang. 

4.    Hanya berfokus pada kebutuhan Organizer

Kembali lagi ke prinsip kolaborasi dalam relasi sponsorship, pastikan bahwa dalam proposal dan materi komunikasi juga mencantumkan apa yang akan didapat oleh sponsor ketika mendukung sebuah proyek, bukan hanya mencantumkan yang dibutuhkan Organizer.

Nah, gimana nih, menambah wawasan kamu iya kan? Yuk ceritain keseruan atau hal yang menurut kamu paling insightful di kelas ini di kolom komentar ya! Sampai ketemu lagi di kelas berikutnya, Students!