​Halo, Changemakers!

Udah ikutan kegiatan Campaign #ForChange Class Jumat lalu belum? Atau bahkan kamu belum hadir?

Nah, buat kamu yang belum sempat hadir, jangan khawatir, di artikel kali ini kita akan membahas kembali beberapa tips Developing Your Organization Step by Step Through Project Management Skills bareng Rahmat Hidayat yang menjadi teman Campaign #ForChange Class minggu lalu.

Dalam kelas ini, Kak Rahmat menjelaskan definisi dari proyek terikat dengan tiga kata kunci penting, yaitu aktivitas, terencana, dan punya tujuan. Dengan berfokus pada tiga kata kunci tersebut, kita dapat membangun proyek dengan jelas dan tepat.

Lalu, apa sih itu project management? Secara umum, pengertian project management merujuk pada proses perencanaan sampai dengan eksekusi suatu proyek yang dijalankan oleh sebuah perusahaan demi mencapai tujuan-tujuan tertentu. 

Bagaimana sih, proses project management yang tepat?

Proses project management dimulai dengan project preparation and formulation yaitu menginisiasi proyek dengan melakukan persiapan materi dan penentuan variabel dalam proyek tersebut. Setelah menjabarkan berbagai macam variabel yang penting dalam proyek, proses selanjutnya adalah perencanaan. Di dalam proses ini, kita harus membuat rancangan mengenai keseluruhan proyek mulai dari permulaan sampai akhir secara lebih rinci. Ketika rincian perencanaan sudah dibuat dan disetujui oleh stakeholder, maka proyek dapat dilaksanakan. Dalam pelaksanaannya, kita memiliki tanggung jawab untuk memastikan semua hal berjalan sesuai dengan timeline dan anggaran dana yang sudah ditentukan. Terakhir memonitor dan melakukan evaluasi terhadap proyek yang telah diselesaikan.

Kita dapat menggunakan stakeholder mapping matrix yang berisikan influence dan interest untuk memberikan pengaruh dan ketertarikan. Misalnya, pengaruh dari segi pendanaan, sedangkan ketertarikan pada isu tertentu.

Identifikasi stakeholder! Mulai memikirkan misalnya pihak potensial mana aja sih, yang dapat mendukung dan berpartisipasi dalam berjalannya project yang akan dijalankan. 

Dari stakeholder mapping matrix, kita bisa jadi tahu nih, bagaimana cara untuk memilih pihak yang akan menjadi prioritas utama dan yang bukan.

Project scope yang dapat diimplementasikan dalam project management

1. Managing people

2. Managing quality

3. Managing risk

4. Managing time

5. Managing finance

6. Managing records

7  Managing people

Project monitoring & evaluation juga nggak kalah penting, loh!

Apakah Changemakers tahu nih, bedanya monitoring & evaluation? Jadi, perbedaannya adalah project monitoring dilakukan pada saat project sedang berlangsung, sedangkan evaluation dilakukan pada saat project telah selesai. Evaluation nggak melulu dilakukan di akhir project, tetapi kita juga bisa melakukan daily evaluation. Namun, daily evaluation bisa dilaksanakan setelah acara dalam satu hari ini telah berakhir, ya! Lalu, kita juga bisa melakukan evaluasi dengan model meet evaluation. Meet evaluation dilakukan kalau misalnya project jangka panjang, seperti monthly evaluation. Kalau monitoring sendiri, kita memantau dan mengobservasi apa saja hal-hal yang dilakukan sehingga semuanya dapat sesuai dengan perencanaan.

Dalam konteks ini, objective, output, outcomes, & impacts-nya harus jelas. Nah, kita perlu memiliki tools untuk monitoring & evaluation bisa terdokumentasi dengan baik. Hasil evaluation akan dapat digunakan juga loh, untuk pelaksanaan project selanjutnya.

Dengan memahami project management, teman-teman bisa mengelola social project kamu menjadi lebih terarah dan terukur, ya!

Nah, buat kalian para Organizers dan Changemakers, yuk jangan lupa terapkan ilmu yang sudah dibagikan oleh Kak Rahmat ya! Sampai bertemu di Campaign #ForChange Class selanjutnya!