Nama lengkap ku Rayiditya Nafisa atau akrab dipanggil Rayi. Saat ini sudah 2 tahun lebih bekerja sebagai People/HR spesifiknya di field Recruitment dan juga Employer Branding. Selain dari pekerjaan utama-ku, aku memiliki side hustle yaitu membuka art commissions dan juga baru akan merintis bisnis baju pre-loved secara daring.

Bagaimana kakak mendefinisikan time management yang baik?

Time management yang baik menurutku di mana aku bisa memanfaatkan waktu secara bijak dengan merencanakan, mengatur, dan memprioritaskan pekerjaan baik aktivitas sehari-hari untuk memaksimalkan produktivitas sesuai dengan goals/tujuan aku di hari itu. 

Aktivitas sehari-hari termasuk “me time” seperti menonton film, menggambar, jalan-jalan, hingga bermain badminton/berolahraga (cardio, gym, workout di rumah).

Menurut kakak, mengapa time management penting bagi seorang Recruitment & Employer Branding Officer?

Menjadi seorang Recruitment & Employer Branding Officer berarti aku bertanggung jawab atas 2 team. Dengan berbagai project dan banyak-nya operasional yang harus dilakukan tiap hari-nya, time management menjadi salah satu aspek yang sangat penting untuk mendukung aku bisa mencapai target dan menghasilkan progress di tiap harinya.

Di akhir minggu aku bekerja (Jumat), biasanya aku sudah membuat list pekerjaan yang belum selesai dan harus dilakukan/diselesaikan di minggu depan. Sehingga ketika menjalani minggu berikutnya, aku sudah mengetahui jadwal-jadwal bahkan hingga focus time yang harus aku jalani.

To be frank, di awal pertama kali menjalankan remote working, to balance out between work and me time itu sangat sulit. Tapi seiring berjalannya waktu, bekerja secara remote justru mengajarkan aku mengenal diri sendiri dan pola bekerja yang aku sukai. Ketika aku sudah mengenal pace kerjaku sendiri, aku bisa mengatur, merencanakan, mempriotaskan pekerjaanku secara lebih efektif dan efisien.

Di Campaign aku dikenali dengan banyak sekali tools remote working yang tentunya sangat membantu aku dalam mengatur pekerjaan (i.e. Jira, Google Calendar) dan tools yang aku temui cukup dapat membantu aku seperti Microsoft To Do.

Bagaimana cara kakak mengatasi gangguan saat bekerja?

Banyak tentunya gangguan yang bisa dihadapi, apalagi dengan lingkungan kerja secara remote. Kalau bagaimana cara-nya tergantung macam gangguannya ya.

Tapi mungkin aku ambil contoh gangguan seperti project dadakan atau adanya pekerjaan urgent yang tiba-tiba harus dilakukan.

1. Yang biasa aku lakukan ketika ada hal yang mengganggu pace kerja-ku yang pertama adalah taking a break

2. Set-prioritas: Identifikasi pekerjaan yang paling penting dan mendesak dan memprioritaskan hal tersebut. 

3. Set-goals dan juga deadlines: Goals yang spesifik dan terukur (contoh OKR atau strategic initiatives tiap minggunya) serta tetapkan deadline untuk setiap pekerjaan untuk menciptakan rasa urgensi-ku terhadap pekerjaan-pekerjaan tersebut.

Apakah kakak menggunakan alat atau suatu teknik time management?

Aku selalu mengurutkan pekerjaanku dan juga aktivitasku setiap minggu dengan cara ini.

Alat yang aku gunakan untuk membuat rencana tersebut adalah: Microsoft To Do.

Bagaimana kakak mengajarkan time management kepada tim yang dikelola?

Aku mengajarkan dengan memberikan contoh sebaik mungkin. Ketika rapat atau ada agenda pertemuan, aku akan menjelaskan prioritas-prioritasku secara rinci begitu pula dengan progress di tiap minggunya. Penjelasan ini aku presentasikan menggunakan slides setiap bi-weekly.

Di sisi lain, aku percaya yang namanya time management itu tidak akan bisa dilakukan dengan efektif dan efisien jika kita belum mengenal diri sendiri dengan baik.

Apa pesan untuk teman-teman yang baru akan memulai menata time managementnya?

Menurut aku, proses untuk mengembangkan time management yang baik sangat memerlukan proses pengenalan diri yang baik juga.

Get to know yourself: berpikir realistis tentang waktu yang kamu miliki bahwa waktu itu limited, cara apa yang kamu suka? Pekerjaan jenis apa yang bisa kamu kerjakan secara cepat? Pekerjaan apa yang diri kamu butuh waktu fokus secara penuh? Hal apa yang bisa membantu kamu fokus? Hal apa yang dapat mengganggu kamu? Apakah ada hal yang tidak dapat kamu toleransi ketika di tengah-tengah kamu bekerja? Apa yang kamu lakukan ketika me time? Apa yang kamu lakukan ketika burnout? etc.

Work & activities arrangement: kalau pertanyaan tadi sudah terjawab, baru bisa mulai merancang dan mengatur goals, rencana kamu, jadwal tiap minggu kamu. Atur sesuai pola kamu bekerja dan aktivitias kamu agar bisa lebih efektif. 

Collaborative Communication: Ingat bahwa pekerjaan yang dilakukan itu memiliki impact terhadap tim kamu dan juga perusahaan. Penting untuk mengkomunikasikan hal-hal seperti progress, kendala, kesulitan hingga bertanya terhadap mentor atau user. 

Adapt: Yang pasti akan ada proses adaptasi. Dari kita harus memantau waktu yang digunakan ketika beraktivitas, termasuk bagaimana kita menyesuaikan diri dengan interupsi atau perubahan-perubahan prioritas yang dapat terjadi.

Wah, seru dan bermanfaat banget, ya, tips nya! Nah, buat kamu yang ingin jadi bagian dari Tim Campaign, bisa banget klik link ini https://campaign.com/team siapa tahu ada kesempatan yg cocok untukmu!