Hai, Changemakers!
18 Juli kemarin, kegiatan workshop NGO Juga Bisa Bikin Event yang Menarik: Bongkar Teknik dan Tipsnya! Sudah diselenggarakan. Emang sih, kegiatannya nggak terbuka untuk umum karena diperuntukan hanya untuk 20 komunitas yang tergabung dalam program Breaking Down the Walls #Friendship4Peace tapi kamu bisa intip beberapa materi yang bisa kamu pelajari di workshop kali ini. Dengan narasumber Kak Adisti Chandra Chief Operating Officer(COO) dari Instellar Indonesia dan Kak Intan Siagian Program Manager dari Campaign mengupas beberapa hal yang harus diperhatikan ketika menyelenggarakan acara. Ada apa aja, tuh?
Apa itu Project Management?
Sebelum menyelam lebih dalam mengenai hal-hal terkait project. Kita perlu tahu apa itu project management. Nah, Kak Adisiti selaku COO Instellar menjelaskan project management adalah proses memimpin tim untuk mencapai tujuan tertentu dan memenuhi kriteria keberhasilan dalam jangka waktu tertentu. Jadi selama project berlangsung kita harus memperhatikan 3 hal yang sangat penting yaitu resource, time dan budget. Resource adalah SDM yang dimiliki, jangka waktu project hingga dana yang dibutuhkan selama project berlangsung.
Satu hal yang perlu diperhatikan sebelum memulai project
Pasti dong, sebelum memulai sebuah project kita melakukan riset “kenapa project ini dibuat” “Apa tujuannya?” Nah, Kak Adisti menyarankan kita menggunakan THE GOLDEN CIRCLE oleh Simon Sinek untuk mengidentifikasi sebuah project. Dengan memahami The Golden Circle, kita dituntut untuk mengindentifikasi Why atau alasan memulai inisiatif ini. Setelah itu bergerak memikirkan How, prosesnya seperti apa hingga apa What yaitu outcomes produk atau service yang kita berikan. Dengan begitu pergerakan yang dilakukan selama project lebih terarah.
Nah, nggak cuma Kak Adisti. Kak Intan selaku project manager di Campaign juga memberikan tips nih. Kita bisa menggunakan metode SMART Spesific, Measurable, Achievable, Relevant dan Time Oriented. Metode SMART dalam menetapkan tujuan memiliki berbagai manfaat, termasuk kejelasan tujuan, pengukuran yang jelas, dan memastikan tujuan realistis serta dapat dicapai. Metode ini membantu menjaga relevansi tujuan dengan konteks dan kebutuhan, menetapkan batas waktu yang jelas untuk menciptakan urgensi, serta menjaga fokus dan prioritas.
Setelah mendapatkan materi dari kedua narasumber, kita lanjut ke sesi Q&A yang ternyata sudah banyak pertanyaan menunggu yang harus dijawab oleh narasumber. Beberapa pertanyaanya seperti:
“Apa role project lead, sejauh mana kita bisa intervensi?”
Kak Intan menjawab “kita tidak mau project lead menjadi seorang yang micro manage. Kita memantau, mengarahkan tapi kita punya batas kewenangan juga. Penting banget sebagai project lead mengetahui setiap tim-tim yang bertugas. Sebagai project lead kita mengarahkan agar mereka sesuai dengan pekerjaan masing-masing, sesuai timeline sesuai dengan project objectivenya.”
“Bagaimana menyesuaikan tujuan agar relevan perubahan kebutuhan dan kondisi di lapangan. Semisal ada hal-hal di luar kendali”
Kak Adisiti menjawab “Tujuan sebenernya Why ya. Whynya itu menurut aku tidak berubah yang berubah itu How dan What-nya. Jadi kebutuhan dan kondisi di lapangan berubah yang berubah gimana caranya, gimana bentuknya supaya tetap relevan tapi Why-nya tidak berubah. Pada saat kita changing our Why dan berubah-berubah terus kita sebenernya nggak punya identitas.”
Dari Q&A peserta workshop melanjutkan kegiatan dengan berdiskusi di setiap kelompok yang dihadiri oleh Group Advisor. Seru banget melihat teman-teman peserta berdiskusi metode SMART di masing-masing kelompoknya.
Nah, itu dia Changemakers yang bisa kita pelajari dari workshop kali ini. Tulis di kolom komentar materi mana yang masih kamu ingat sampai sekarang. Kamu juga bisa ikuti Challenge dari peserta Breaking Down the Walls #Friendship4Peace melalui kampanye #Friendship4Peace dan selesaikan semua Challengenya untuk sebarkan toleransi di seluruh Indonesia dan bisa berdonasi tanpa uang. Udah ikutan yang mana aja, nih?
Location
